INTRODUCCION.
La parte informante pretende mostrar la
asimilación adquirido en el curso de secretariado, es decir se quiere explicar
a detalle en un trabajo de campo los instrumentos, las técnicas que una
secretaria debe tener. En el informe se dirán puntos importantes como de los
documentos y estarán ordenados cronológicamente.
OBJETIVO.
Objetivo general.
Tener en orden toda la documentación por
una educada y fácil búsqueda.
Objetivo especifico.
Ordenar la correspondencia recibidas y
despachadas, revisar la documentación.
Sistema de archivos.
Los cientos de documentos mercantiles y
administrativos con características distintas del uno al otro requieren un
manejo adecuado y diferenciado de estos documentos, para lo cual existen 5 sistemas
de archivo que facilitará la organización y el proceso de archivo de dichos
papeles.
Ø Sistema alfabético
Ø Sistema por asuntos
Ø Sistema cronológico
Ø Sistema geográfico
Ø Sistema numérico
MARCO TEORICO.
Sistema alfabético.
Consiste en organizar un archivo con
secciones de todo el alfabeto, luego clasificar los documentos en base a
nombres de personas e instituciones o firmas de acuerdo a las secciones o el
alfabeto, así como viene la guía telefónica o como la libreta de direcciones.
Sistema por asuntos.
En este sistema los documentos se
clasifican o se organizan agrupando de acuerdo al contenido, niveles, rubros,
áreas y especialidades, objetos o materias como los catálogos. Por tanto las
secciones en este sistema se crearan de acuerdo a las características de los
documentos. También es conveniente crear una carpeta para cada asunto cuando la
cantidad de documentos es considerable para su adecuado manejo. Cabe aclarar
que las secciones de este activo y carpetas deben estar ordenadas en orden
alfabético.
Sistema cronológico.
En este sistema de activo la base de
clasificación es de acuerdo a secuencia de tiempo, las más usuales son: años,
meses, días y horas, por lo que el elemento más importante del documento para
este sistema es la fecha.
Sistema geográfico.
En este sistema la clasificación de los
documentos es de acuerdo a la región territorial es decir de acuerdo a
procedencia o destino, por lo que las secciones del archivo o de carpetas
cuando la documentación es considerable se deben crear por países, estados,
continentes, departamentos, provincias y cantones, tomando en cuenta que estas
secciones y carpetas deben estar en orden alfabético.
Sistema numérico.
En este sistema se asignan números a los
documentos en orden progresivo, por lo que la base de clasificación y
organización de los documentos es el elemento numeración, así como el talonario
de cheques, facturas, etc. En orden progresivo.
MARCO REFERENCIAL.
La empresa “CONFECC”, se ubica en el
departamento de Cochabamba Av. INTI entre Lorenso Nº 1447. Esta
empresa se creo el 15 de abril de 1896.
La propietaria de esta empresa “Inter
Clean” doña María Eugenia Mendoza radica en Suiza. Y la gerente general es doña
Maria Beatriz Sala Munovic que trabaja con la empresa.
La gerencia administrativa Miran Mendoza
junto con la secretaria trabajan por Hrs. 8:30 a 12:30 y 14:30 a 18:30.
La empresa trabaja en la limpieza de
edificios y condominios, cada edificio, condominio tiene supervisores y
porteros para que controlen a los trabajadores de limpieza.
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